Co by měl obsahovat motivační dopis? Jak by měl být dlouhý? A k čemu vlastně slouží?

Kladete si podobné otázky a neznáte na ně odpověď?

V první řadě je nutné si uvědomit, že motivační dopis není životopis, což znamená, že by neměl obsahovat přehled dosavadní praxe nebo přehled vystudovaných škol, ani informace o tom, jakého věku zájemce je, nebo kde bydlí.
K čemu tedy motivační dopis slouží? Představte si, že jste personalista, který má vybrat pro firmu toho nejlepšího zaměstnance z velkého množství uchazečů. Jak poznat tohoto nejlepšího? Jak zjistíte, že uchazeč pouze nehledá „nějakou“ práci, ale že má skutečný zájem pracovat u vaší firmy?

Právě k tomu je určen motivační dopis. Jeho podstatou je informovat o vhodnosti uchazeče pro dané pracovní místo a zájem pracovat pro konkrétní firmu. Tyto informace usnadňují personalistovi třídění zájemců na ty, kteří jsou vhodní více, a kteří méně. Pochopitelně na přijímací pohovor si zve nejprve ty, kteří jsou vhodní více. Pak případně přijde řada na ty další….
Velmi často se setkávám s tím, že uchazeči zaměňují motivační dopis za průvodní dopis anebo mezi oběma nevidí žádný rozdíl. Každý z těchto dopisů má však svá specifika.
Průvodním dopisem informujeme vybranou firmu nebo konkrétního zaměstnance firmy (obvykle personalistu) o tom, že reagujeme na nabídku práce (vypsanou pracovní pozici) a přikládáme svůj životopis.

Náležitosti průvodního dopisu:

  1. Oslovení adresáta – pokud neznáme jméno konkrétní osoby, která má výběrové řízení na starosti, můžeme tento dopis adresovat přímo firmě. Pokud osobu známe, začíná tento dopis přímým oslovením, např. Dobrý den pane Nováku, reaguji na váš inzerát v Hospodářských novinách…..
  2. Obsah – uvádíme informaci o tom, že přikládáme svůj životopis
  3. Závěr – se obvykle skládá ze zdvořilostní fráze…..S pozdravem……, data, kdy dopis píšeme a podpisu zasílatele

Motivační dopis naopak slouží k tomu, aby firma věděla, že máte skutečně zájem pracovat pro ně. A jeho obsah se podstatně liší od dopisu průvodního.

Náležitosti motivačního dopisu:

  1. Oslovení adresáta – platí stejná pravidla jako u dopisu průvodního
  2. Obsah motivačního dopisu – V této části dopisu by měly být uvedeny především tyto 3 důvody:

PROČ se ucházím o konkrétní pracovní pozici
PROČ chci pracovat právě pro tuto firmu
PROČ jsem pro firmu nejvhodnější právě JÁ

V této části je právě naopak vhodné zmínit např. poslední pracovní pozici nebo pozici, která je podobná, stejná nebo navazující na tu, o kterou se nyní ucházíte. Můžete také zmínit dosažené vzdělání nebo studium v oboru nebo jiné vzdělání podtrhující vaši kvalifikaci.
Plynule by jste pak měli navázat na důvod, proč je středem vašeho zájmu práce v konkrétní firmě. Rozhodně se však vyvarujte obecných formulací jako….Protože jste velká/významná/stabilní/rostoucí aj. firma v ČR. Spíše se zaměřte na konkrétnější formulace. Např.
Vzhledem k tomu, že jsem vašim klientem a líbí se mi váš přístup k zákazníkům, rád/a bych u vás nastoupil/a pracovní místo…..
Používám produkty vaší společnosti již řadu let a jsem vašim spokojeným zákazníkem. Nyní jsem při objednávání na e-shopu zjistil/a, že je možné u vás dosáhnout kariéry….tato nabídka mně velmi zaujala a ráda bych zastupovala firmu, jejichž produkty používám a důvěřuji jim.
Při výkonu současné praxe jsem měl/a možnost zjistit, že váš přístup k obchodním partnerům a klientům je mi mnohem bližší než u dosavadního zaměstnavatele a rád/a bych zastupoval/a vaši společnost.
Tyto informace pak již zakončíte konkrétními důvody, proč se domníváte, že právě VÁS firma nejvíce potřebuje a NEOBEJDE SE BEZ VAŠICH ZNALOSTÍ A DOVEDNOSTÍ . Patří zde nejen dosažené znalosti a dovedností získané dosavadní praxí, ale také vlastnosti a postoje, které jsou pro firmu nebo pracovní pozici žádoucí. Rozhodně neuvádíme své slabé stránky nebo nedostatky.

3. Závěr motivačního dopisu – můžete pojmout obšírněji než u průvodního dopisu. Můžete tím ještě podtrhnout váš zájem o práci a také dostatečné sebevědomí, tedy, že jste si svými kvalitami jisti. Např. Bližší/konkrétnější informace vám rád/a poskytnu na přijímacím pohovoru…..

Opět následuje obvyklá zdvořilostí formulace….S pozdravem.….Datum, podpis zájemce.
Vzhledem k tomu, že dnešní doba je doba elektronické komunikace, není podmínkou mít na motivačním dopise/průvodním dopise nebo
životopise vlastnoruční podpis. Za podpis se v elektronické korespondenci považuje pouze uvedené jméno a příjmení.

Doporučení na závěr!!!
Pokud budete chtít zaslat cokoli mailem, uvědomte si, že vzhledem k vašemu zájmu o pracovní pozici by měla být odpovídající také mailová adresa. Pokud se hlásíte např. na pozici obchodního ředitele/managera apod. nejsou vhodné adresy tipu: diblik@…., bambulka@…., milacek@…., kraska@… I toto může budoucímu zaměstnavateli ledacos vypovědět o zájemci.

Pokud máte zájem získat více informací o vytvoření takového motivačního dopisu nebo potřebujete osobní konzultaci, můžeme doporučit následující  kurzy a odborné konzultace:

Jak na přijímací pohovor 1
Jak na přijímací pohovor 2
Jak na přijímací pohovor + image
Osobní konzultace – Jak na přijímací pohovor